इंटरनेट द्वारा पत्र भेजना और पत्रों को प्राप्त करना ई-मेल कहलाता है। इन पत्रों के माध्यम से अप टेक्सट के साथ फोटोग्राफ तथा अपनी आवाज़ तक भेज सकते हैं। आजकल यह बिना पैसे खर्च किये कम्युनीकेशन का सबसे तेज तरीका है। आप दो तरह की ई-मेल को इंटरनेट पर अपने काम में प्रयोग कर सकते हैं।
पहले प्रकार में वेब पर आधारित वह ई-मेल सेवायें आती हैं जो बिलकुल मुफ्त होती हैं और जिनका प्रयोग आप वह वेब साइट खोलकर कर सकते हैं जिस पर यह सुविधा उपलब्ध है। जैसे कि- gmail.com, hotmail.com, yahoo.com, rediff.com etc.
ई-मेल खाते की स्थापना
उदाहरण के लिए यदि आपको हाटमेल पर ई-मेल खाता खोलना है तो आपको सबसे पहले ब्राउज़ के एड्रसबार में www.hotmail.com लिखना होगा। इसे लिखने से पहले अप इंटरनेट से जुड़ जायें। जब आप यह पता टाइप कर देंगे तो आपके सामने हाॅटमेल की वेब साइट खुलकर आ जायेगीे। इस साइट में अपको नया ई-मेल खाता खोलने के लिए न्यू यूज़र नामक आॅप्शन पर क्लिक करना है। इससे आपके सामने एक फार्म आयेगा। इस फार्म में आपको पूछे गये प्रत्येक सवाल का जवाब लिखना है। कुछ जवाब तो अनिवार्य होते हैं और कुछ अनिवार्य नहीं होते हैं। जो अनिवार्य होंगे उनके ऊपर एक लाल रंग का स्टार या कोई निशान बना रहता है। इनको भरकर आप जब फार्म के द्वारा सभी सूचनाओं को हाॅटमेल में दाखिल करेंगे तो आपके सामने कुछ ई-मेल पते आयेंगे कि आप इनमें से अपने लिये किसी को चुन लें। ऐसा उस अवस्था में होता है जब आप द्वारा मांगा गया पता उपलब्ध नहीं होता है। क्योंकि फार्म भरते समय आपको ई-मेल पता और लाॅगिन तथा पासवर्ड भी टाइप करना पड़ता है। यदि वह पता उपलब्ध है जिसे आपने मांगा है तो आपका ई-मेल खाता खुल जायेगा अन्यथा जो वैकल्पिक पते आपके सामने आये हैं उनमें से आप किसी को चुन सकते हैं या फिर नया पता टाइप कर सकते हैं। आपके द्वारा लिखा नया पता यदि किसी का नहीं है तो आपका खाता खुल जायेगा।
ई-मेल खाते का प्रयोग
ई-मेल खाते को आप दुनिया भर में किसी भी कंप्यूटर से खोलकर प्रयोग कर सकते हैं। प्रयोग करने के लिए भी आपको हाॅटमेल वेबसाइट खोलनी होगी और इस बार लाॅगिन नेम वाले आॅप्शन में अपना लाॅगिन नेम और पासवर्ड वाले आॅप्शन में अपना पासवर्ड डालना होगा। इससे आपके सामने ई-मेल चैक करने और कम्पोज़ करने का या आॅप्शन आयेगा-
यहां से आप कम्पोज़ या राइट विकल्प का प्रयोग करके ई-मेल टाइप करें और फिर सेंड बटन पर क्लिक करके उसे भेज सकते हैं। लेकिन इसके लिए जव आॅप्शन में उस व्यक्ति का पता टाइप होना चाहिए जिसे मेल भेजनी है। इसी तरह से जो मेल आपके पास आयेंगी उन्हें आप इनबाॅक्स (Inbox) आॅप्शन में जाकर खोलकर देख सकते हैं।
आउटलुक से ई-मेल प्रयोग करना
विंडोज़ में दिया गया यह यूटीलिटी सॉफ्टवेयर ई-मेल सुविधा के सबसे ज्यादा प्रयोग किया जाता है। इसे प्रयोग करने से पहले आपको इसमें अपने ई-मेल एकाउंट की स्थापना करनी होगी। आइये सीखते हैं कि आउटलुक में ई-मेल एकाउंट की स्थापना कैसे करते हैं-
- सबसे पहले विंडोज़ के प्रोग्राम मीनू में जाकर आउटलुक एक्सप्रेस नामक आइकाॅन पर क्लिक करें। इससे यह प्रोग्राम रन होगा और आपके सामने आ जायेगा।
- जब आपके सामने यह स्क्रीन आ जाये तो आप इसके टूल्स मीनू को खोलें और माउस को एकाउंट कमांड पर ले जायें।
- इसके बाद आप इस एकाउंट नामक कमांड पर क्लिक कर दें। ऐसा करते ही आपके सामने इसका आॅप्शन मीनू आ जायेगा।
- यहां पर आप राइट साइड में ऊपर की ओर दी गयी Add बटन पर क्लिक करें। इससे आपके सामने इसका एक मीनू आ जायेगा।
- इस मीनू में आपको तीन विकल्प दिखाई दे रहे हैं, इनमें सबसे पहले विकल्प का नाम मेल है। चूंकि आपको अपना मेल एकाउंट खोलना है इसलिए आप इस मेल विकल्प पर क्लिक करें।
- इस विकल्प विंडो में आप अपना नाम टाइप कर दें। आपके द्वारा टाइप इसी नाम से खाते का टाइटल बनेगा। नाम टाइप करने के बाद नेक्सट बटन पर क्लिक करें।
- इस मीनू में आप अपना वह ई-मेल पता टाइप करें जो आपको ISP से मिला है। यह पता आपको पहले विकल्प पर टाइप करना है। ई-मेल पता टाइप करने के बाद फिर से नेक्सट (Next) बटन पर क्लिक करें।
- इस मीनू में आपको सर्वर के बारे में जानकारी भरनी है। सर्वर के बारे में यह जानकारी इंटरनेट कनेक्शन खरीदने पर इंटरनेट सर्विस प्रोवाइडर से मिलती है।
- इनकमिंग और आउटगोइंग दोनों विकल्प विंडो में आप यह जानकारी भरकर फिर से नेक्सट बटन पर क्लिक करें।
- इस मीनू में आप इंटरनेट सर्विस प्रोवाइडर द्वारा दिया लाॅगिन नेम और पासवर्ड टाइप करें। इसके बाद नेक्सट बटन पर क्लिक कर दें। आपके सामने अंतिम मीनू आयेगा। यहां पर फिनिश बटन पर क्लिक करें। इससे ई-मेल प्रयोग करने की सुविधा आउटलुक में उपलब्ध हो जायेगी। जहां पर आप इनबाॅक्स में मेल देख सकते हैं और आउटबाॅक्स में जाकर मेल भेज सकते हैं।